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Avec DELTIC, adoptez la gestion électronique de tous vos documents en toute sécurité
La dématérialisation des documents est une approche de plus en plus pratiquée dans les entreprises, les administrations. La GED (Gestion électronique des documents) permet de gagner du temps, d’éviter la surconsommation de papier, la perte ou l’altération de documents et surtout, en termes d’archives, elle permet un accès rapide et sûr à toutes les données (factures, devis, bons de commande, contrats, feuilles de paye…)
Il est en effet bien souvent laborieux de retrouver rapidement un document qui peut provenir de multiples sources (mails, papiers, dossiers créés sur les ordinateurs ou données stockées dans des logiciels). Avec la GED, fini le méli-mélo de données qui fait perdre du temps et surtout de l’efficacité. Grâce à un seul logiciel, toutes les données sont stockées et archivées en toute sécurité, quelle que soit leur forme.
Outil complémentaire, le Workflow, en option, permet de créer des automatismes dans la gestion des documents, surtout dans les plus grandes entreprises. Vous pouvez par exemple, déterminer que toute facture de moins de 1000€ sera directement numérisée puis transmise à la comptabilité pour règlement. Quand la personne concernée allume son ordinateur, la liste des documents à traiter s’affiche automatiquement. On peut aussi déterminer que toute facture supérieure à 1000€ sera transmise à tel cadre ou au gérant de l’entreprise pour validation avant traitement comptable. Ces automatismes assurent une traçabilité pour tout document, en plus de faire gagner du temps dans tous les services.
Mathieu Dumasdelage propose son expertise GED à des clients variés (entreprises, TPE, collectivités…) sur toute la région Poitou-Charentes avec DELTIC, entreprise basée à La Rochelle. Accessibles et à la carte, ses solutions, commercialisées à travers une dizaine de packs, vont de la numérisation des documents à la fourniture d’un logiciel de GED en passant par la mise à disposition d’un scanner. « Une offre construite avec les responsables de l’entreprise cliente après une analyse des besoins sur site » précise Mathieu.
Gagner environ 2h par jour et par salarié sur la gestion de ses documents
« Nos clients évoluent dans tous les domaines d’activités » poursuit Mathieu Dumasdelage. « Un exemple pratique : une entreprise devait gérer une grande quantité de bulletins de salaires, ce qui posait quelques problèmes notamment lors du départ en retraite d’un salarié car il fallait rechercher des documents papier vieux quelques fois de plusieurs dizaines d’années. Avec la GED, nous avons proposé à ce client de numériser l’ensemble de ses bulletins de paye depuis 1948 dans notre centre d’archives de Rochefort, puis, à l’aide d’un logiciel, ces documents ont été classés par salarié. Un gain de temps considérable pour les équipes administratives, environ 2 heures par jour de travail et par salarié. »
Cette solution de GED permet également l’envoi de documents par email de façon sécurisée, l’accès instantané pour tout client ou fournisseur à ses factures, contrats, dans un espace sécurisé et un accès à l’ensemble de ses documents à distance pour le dirigeant de l’entreprise.
Avec DELTIC, des solutions sur mesure après audit
Côté tarif, les solutions commercialisées par DELTIC sont accessibles : compter un abonnement inférieur à 50€ par mois auquel il faut ajouter le coût d’une maintenance annuelle comprenant l’assistance, les déplacements de techniciens, ainsi que les mises à jour.
Point important : un audit préalable des besoins de l’entreprise est réalisé systématiquement (audit des process de travail de chaque salarié concerné, analyse des flux de données, du volume des archives papier…) Cet audit est compris dans le prix global. Il permet de normaliser dès le départ les processus entrants et sortants, ainsi que le classement des données dans l’entreprise. La formation des équipes à l’utilisation du logiciel est également comprise dans le forfait.
Les solutions de DELTIC s’adressent à toutes les structures, de l’auto-entrepreneur au grand compte de 300 salariés et plus, en passant par la PME de 50 salariés.
Contact : DELTIC au 0546507758 ou email : infos@deltic.fr
Web : www.deltic.fr
Twitter : @Deltic_Ged
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